Analizzare i dati per vincere le sfide quotidiane e per crescere

Molto spesso è convinzione dell’imprenditore che la gestione amministrativa della propria iniziativa imprenditoriale sia finalizzata al solo soddisfacimento degli obblighi civili e fiscali imposti normativamente. Ne consegue una visione della funzione amministrativa quale imposizione che non genera alcun vantaggio (o profitto in senso lato).

In realtà la tenuta della contabilità e la redazione dei documenti da essa derivanti (bilancio e dichiarazioni fiscali) è solo una funzione, seppur importante e fondamentale, che può essere svolta dalla funzione amministrativa: per meglio gestire il quotidiano e porre le basi per una solida crescita l’attività contabilepuò essere la fonte da cui ottenere importanti informazioni elementari di base che, se opportunamente aggregate ed integrate con altri dati di natura extra contabile, possono fornire un adeguato supporto per le decisioni gestionali sia tattiche che strategiche.

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L’utilizzo dei dati contabili ed extra contabili integrato tramite una serie di strumenti e di tecniche gestionali viene denominato «controllo di gestione». La programmazione e il controllo di gestione è l’attività fondamentale con cui l’azienda accerta che la gestione si stia svolgendo in modo tale da permettere il raggiungimento degli obiettivi stabiliti.

 

Il primo passo è quello di analizzare la propria attività per individuare quelli che vengono definiti centri di costo e di profitto. Questi raggruppamenti di dati permettono di scindere l’attività aziendale, per ottenere dei dati aggregati, utili per l’analisi della situazione reddituale.

 

In secondo luogo è opportuno definire l’attività di programmazione e controllo nelle sue fasi di processo:

– La formulazione di obiettivi e programmi definendone gli effetti economici attesi (budget);
– La misurazione sistematica dei risultati conseguiti (report di contabilità analitica);
– L’analisi degli scostamenti (confronto budget-report) finalizzata all’individuazione delle cause;
– L’individuazione delle azioni correttive.

L’evoluzione del sistema di programmazione e controllo di gestione deve tendere in seguito all’individuazione delle variabili che assicurano il vantaggio competitivo ed il cui controllo consente buone prestazioni all’impresa, ovvero gli indicatori chiave (Key Performance Indicator). Questi indicatori, unitamente ai report alla loro base, devono avere delle caratteristiche che ne consentono una corretta funzionalità ed efficacia:

 

– Tempestività: quanto prima sono disponibili quanto maggiore è la loro utilità per prevenire e correggere anomalie operative;
– Forma: quanto più la forma è semplice e rappresentativa del fenomeno monitorato quanto più è immediato il loro utilizzo;
– Frequenza: la frequenza di rilevazione deve essere adeguata alle necessità degli utilizzatori consentendo, peraltro, una aperiodicità del reporting utile a rendere rapidamente disponibili le informazioni in prossimità della attività decisionali;
– Personalizzazione: fondamentale è la possibilità di personalizzare le informazioni per rendere fruibili le sole informazioni rilevanti ad ogni singolo utilizzatore;
– Raggiungibilità: tramite l’utilizzo delle più recenti funzionalità informatiche (posta elettronica o condivisione remota) deve essere consentita la disponibilità dei report slegata dalla posizionamento geografico dell’utilizzatore.